INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI PER LA PARTECIPAZIONE A EVENTI

Con il Regolamento UE 679/2016, recante disposizioni per la tutela delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali, Confcommercio Imprese per l’Italia – Unione Provinciale Trevisocon sede in Via S. Venier 55 – 31100 Treviso (TV), di seguito definita “Associazione", in qualità di Titolare del trattamento, è tenuta a fornire alcune informazioni riguardanti l’utilizzo dei dati personali.

FONTE E NATURA DEI DATI TRATTATI

I dati vengono raccolti direttamente presso l’interessato nel momento in cui compila il form di iscrizione e/o nel momento in cui accede alla sala fisica o virtuale.

I dati personali trattati rientrano generalmente nella categoria dei dati anagrafici, dei dati di contatto, dei dati amministrativi, dei dati inerenti riprese audiovisive.

FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI

I dati sono trattati nell’ambito dell’organizzazione e gestione eventi associativi (incontri, riunioni, assemblee, webinar), a seguito di specifico consenso, secondo le seguenti finalità:

1. Finalità organizzative ed amministrative, per consentire l’iscrizione e la partecipazione all’evento scelto, nonché per inoltrare copia delle slide presentate, eventuale documentazione integrativa in relazione ai contenuti, l’attestato di partecipazione (ove previsto).
2. Finalità di sicurezza, anche per il tramite della registrazione dell’evento, per il controllo degli accessi sui siti fisici e informatici per tutta la durata dell’evento
3. Finalità di divulgazione delle attività associative anche attraverso la pubblicazione di foto e riprese video online e offline.
4. Finalità statistiche e valutative, anche attraverso questionari di gradimento somministrati al termine dell’evento.
5. Finalità commerciali attraverso l’invio di comunicazioni informative e promozionali in ordine ad attività, servizi, eventi ed iniziative a vario titolo promossi dall’Associazione.

La prestazione del consenso per la finalità di cui al punto 5 è facoltativa e l’eventuale diniego a ricevere comunicazioni commerciali, non impedirà la partecipazione all’evento.

CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL MANCATO CONFERIMENTO

Il conferimento dei dati deve ritenersi obbligatorio per quanto riguarda i trattamenti di cui alle finalità 1, 2, 3 e 4; il mancato conferimento di tali dati potrà comportare l’impossibilità di partecipare all’evento.

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati sono conservati per il solo periodo necessario alle finalità per cui sono trattati o nei termini previsti da leggi, norme e regolamenti nazionali e comunitari a cui l’Associazione deve attenersi (es. normativa di carattere contabile e fiscale, etc).

Le schede d’iscrizione dei partecipanti saranno conservate anche successivamente al termine dell'evento per finalità di rendicontazione e di monitoraggio dell’andamento delle attività legate all’evento e per finalità statistiche.

Per le finalità la cui base giuridica è il consenso, i dati personali dell’interessatosaranno trattati e conservati dal Titolare fino a revoca del consenso stesso da parte dell’interessato oppure fino all’esercizio, da parte dell’interessato, del diritto di cancellazione dei dati personali.

È previsto che sia effettuata una verifica periodica sui dati trattati e sulla possibilità di poterli cancellare se non più necessari per le finalità previste.

MODALITà DI TRATTAMENTO DEI DATI

Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e comunque in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. Di seguito alcune informazioni essenziali.

• La raccolta di dati personali è limitata al minimo necessario per ogni specifica finalità del trattamento
• Il trattamento di dati personali è limitato alle finalità per le quali sono stati raccolti
• La memorizzazione di dati personali è limitata al minimo necessario per ogni specifica finalità del trattamento
• Non sono effettuati la vendita o l’affitto di dati personali

Gli eventi organizzati dall’Associazione potranno essere oggetto di riprese e registrazioni audio-video. Nello specifico degli eventi online, verrà utilizzata la piattaforma TEAMS, in base a regolare licenza. Per la partecipazione da remoto non è obbligatoria l’attivazione di webcam e microfono, mentre è obbligatorio accedere alla piattaforma con nome e cognome completo per le finalità di sicurezza e controllo di cui al punto 2.

AMBITO DI DIFFUSIONE/COMUNICAZIONE E CATEGORIE DI SOGGETTI

I dati personali saranno conosciuti e trattati, nel rispetto della vigente normativa in materia, dal personale dell’Associazione, individuato come incaricato del trattamento, in servizio presso gli uffici di pertinenza. I dati personali raccolti dall’Associazione potranno essere comunicati, nei limiti strettamente pertinenti alle finalità suindicate, anche ai seguenti soggetti o categorie di soggetti:

• Soggetti cui la comunicazione è prevista per legge, per regolamento o dalla normativa nazionale e comunitaria nonché, per l’esecuzione degli obblighi contrattuali o precontrattuali (Istituti di Credito, Compagnie di Assicurazione ed enti simili);
• Soggetti cui fosse indispensabile comunicare tali dati per le attività strettamente legate al rapporto in essere con l’Associazione, ad esempio consulenti, professionisti, collaboratori o fornitori che collaborano con l’Associazione per aspetti legati alla gestione attività;
• Soggetti a cui è necessario porre in essere la comunicazione per attività di tipo formativo ed informativo (a titolo esemplificativo le società del sistema Confcommercio Mandamentale, Regionale e Nazionale) e per le finalità individuate nell’atto costitutivo e/o dallo statuto.

TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI ALL’ESTERO

I dati personali raccolti vengono trattati prevalentemente in Europa. Tuttavia, limitatamente ad alcuni servizi, alcune informazioni potrebbero essere trasferite o trasmesse o archiviate e trattate in altri Paesi al di fuori dell’Unione Europea. Per garantire la sicurezza di tali trasferimenti, la Società si avvale solamente di soggetti che offrono le necessarie garanzie per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate affinché il trattamento effettuato rispetti quanto previsto dal Reg. UE 679/2016.

DIRITTI DELL’INTERESSATO

In ogni momento l’interessato potrà esercitare i suoi diritti nei confronti del Titolare del trattamento, ai sensi del Regolamento UE 2016/679 rivolgendosi al Titolare mediante i seguenti recapiti: segreteria@confcommerciounionetreviso.it – Confcommercio Imprese per l’Italia – Unione Provinciale Treviso, Via S. Venier 55 – 31100 Treviso (TV) (per comunicazioni scritte). Per garantire il corretto esercizio dei diritti, l’interessato dovrà rendersi identificabile in maniera inequivocabile. L’Associazione si impegna a fornire riscontro entro 30 giorni e, in caso di impossibilità a rispettare tali tempi, a motivare l’eventuale proroga dei termini previsti. Il riscontro avverrà a titolo gratuito salvo casi di infondatezza (es. non esistono dati che riguardano l’interessato richiedente) o richieste eccessive (es. ripetitive nel tempo) per le quali potrà essere addebitato un contributo spese non superiore ai costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata nel caso specifico. I diritti riferiti ai dati personali concernenti persone decedute possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio o agisce a tutela dell’interessato o per ragioni familiari meritevoli di protezione. L’interessato inoltre può proporre reclamo all’autorità di controllo. In caso di violazione dei dati personali subite dall’Associazione il Titolare procederà alla notificazione della violazione all’autorità di controllo competente entro 72 ore dall’accadimento.

In particolare, comunica che l’interessato ha diritto ad ottenere:

• l’origine dei dati personali
• le categorie di dati trattati
• la finalità e modalità del trattamento
• il periodo di conservazione
• la logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici
• gli estremi identificativi del Titolare e del Responsabile
• i soggetti e categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o di incaricati anche in Paesi Terzi
• l’esistenza del processo di profilazione
• conferma dell’esistenza o meno di loro dati personali e che tali dati siano messi a disposizione in forma intelligibile
• aggiornamento, rettifica, integrazione dei dati e limitazione
• cancellazione, trasformazione in forma anonima o blocco dei dati trattati in violazione di legge (compresi quelli per cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali sono stati raccolti o successivamente trattati)
• copia dei dati oggetto di trattamento

DIRITTO DI OPPOSIZIONE

Infine, si informa che l’interessato al trattamento ha diritto ad opporsi:

• al trattamento dei dati personali che riguardano l’interessato compresa la profilazione per motivi legittimi, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta
• al trattamento di dati personali che riguardano l’interessato a fini di: invio di materiale pubblicitario, vendita diretta, compimento di ricerche di mercato, comunicazioni commerciali al trattamento di dati trattati a fini di ricerca scientifica o storica o a fini statistici salvo in caso di interesse pubblico nel trattamento.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Confcommercio Imprese per l’Italia – Unione Provinciale di Treviso C. F. 94080590261, con sede legale in via S. Venier, 55, 31100 – Treviso, E-mail segreteria@confcommerciounionetreviso.it, Tel. 0422 580361

Treviso, 22.12.2023